Die Daten zu Lenk- und Ruhezeiten müssen in bestimmten Intervallen heruntergeladen werden. Für die Fahrerkarte sind das 28 Tage, der Tachograf ist alle 90 Tage fällig. Wird ein Termin vergessen, kann das ebenfalls ein Bußgeld nach sich ziehen, auch wenn die Zeiten korrekt sind. So kostet laut Bußgeldkatalog eine 24-stündige Verspätung pro Fahrzeug bzw. Fahrer 750 Euro laut Bußgeldkatalog. Um Auslesetermine nicht zu verpassen, empfiehlt es sich, auf das Fernauslesen, den so genannten Remote Download, der Daten umzusteigen.
Damit ist nicht nur gewährleistet, dass die Gesetzesvorschriften automatisch eingehalten werden, sondern es spart auch Arbeitszeit und damit Kosten. Für den manuellen Download müssen Fahrer entweder zum Firmenstandort zurück oder eine öffentliche Auslesestation aufsuchen, die Daten auf einen Datenkey ziehen und übertragen.
Das kann je nach Entfernung von der eigentlichen Strecke und Dauer des Downloads zwischen 10 und 30 Minuten dauern. Nimmt man das Mittel von 20 Minuten und einen Fuhrpark von 20 Fahrzeugen, bedeutet das im Monat knapp 7 Stunden, die zum Auslesen aufgewendet werden müssen. Der Remote Download per GSM-Funksignal spart diese Zeit, ist ortsunabhängig und vergisst keinen Termin. Die Daten werden automatisch gesichert und für den Nachweis sicher gespeichert.