Zeit ist ein erfolgsentscheidender Faktor im Transportgewerbe. Kunden geben enge Lieferzeitfenster vor und Fahrer müssen einen straffen Zeitplan einhalten, damit Waren rechtzeitig vor Ort sind. Allein diesen Anforderungen gerecht zu werden, erfordert effizienten Ressourceneinsatz und Planung. Und über allem schwebt das Damoklesschwert der Sozialverstöße, die erhebliche finanzielle Risiken für Unternehmen darstellen. Wir möchten hier deshalb einige Tipps geben, wie Sie Lenk- und Ruhezeiten besser beherrschen können.
Tipp 1: Vorausschauende Planung – auch mit Hilfe von Algorithmen
Sorgfältige Planung der Touren gehört für Disponenten natürlich zum Alltagsgeschäft. Im hektischen Betrieb fehlt aber häufig die Zeit, weiter in die Zukunft zu planen. Hier leistet eine digitale Tourenplanung große Unterstützung. Dabei geben beispielsweise Live-Daten aus dem Tachografen eine gute Übersicht zu den aktuellen Lenkzeiten aller Fahrer. Denn in der Tourenplanung sollte man nicht nur Kundenwünsche berücksichtigen, sondern auch ausreichend Spielraum für die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen einplanen.
Wichtig ist es dabei, die örtlichen Gegebenheiten einzubeziehen. Gerät der Fahrer kurz vor Ende der Lenkzeit in einen Stau, ist ein Verstoß schnell begangen. Das lässt sich zum einen durch gute Navigationssysteme vermeiden, zum anderen können stauanfällige Strecken bereits in der Vorplanung einkalkuliert werden. Historische Verkehrsdaten aus digitalen Systemen lassen sich dabei nutzen, um stauanfällige Strecken zu identifizieren und, wenn möglich, zu vermeiden.
Auch passende Parkplätze sollten nicht auf die letzte Minute erreichbar sein. Besonders zu beachten ist dabei, dass seit Mai 2017 die regelmäßige wöchentliche Ruhezeit nicht mehr im LKW verbracht werden darf. Spätestens nach zwei Wochen muss der Fahrer also entweder wieder zu Hause sein oder ein entsprechendes Quartier zur Verfügung haben.
Tipp 2: Sicheren Umgang mit Tachografen schulen
Egal, mit welchem Tachograf das Fahrzeug ausgerüstet ist: Der Fahrer sollte immer genau wissen, wie er mit dem Gerät umzugehen hat. Regelmäßige Bedienungsschulungen sollten deshalb zum Standard gehören. Fehlbedienungen des Tachografen können die Lenkzeitberechnungen verfälschen, etwa wenn bei einem Nachtrag Bereitschaftszeit statt Ruhezeit angegeben wird. Diese Fehler kommen recht häufig vor. Transportmanagement-Systeme wie DAKO Fleet können diese von tatsächlichen Verstößen unterscheiden und Sie darauf aufmerksam machen, wo Unstimmigkeiten auftreten und eine manuelle Korrektur erforderlich ist.
Fahrer sollten auch die gesetzlichen Vorgaben zu Lenk- und Ruhezeiten sehr gut kennen und immer auf dem neuesten Stand sein. Wenn hier Änderungen anstehen, sind Transportunternehmen gut beraten, ihre Fahrer rechtzeitig darauf aufmerksam zu machen und zu informieren.
- Auch beim Auslesen können Fehler entstehen. Im Video zeigen wir, wie die Tachografendaten korrekt übertragen werden.
Dabei hilft es auch, wenn Fahrer ihre Zeiten selbst im Auge behalten. Das geht beispielsweise über die App DAKO drive, die Restlenkzeit, anstehende Ruhezeiten und genommene Ausnahmen live abbildet. Ab Mitte 2019 müssen neue Fahrzeuge mit einem Smart Digital Tachograf ausgestattet sein. Dann können auch über Bluetooth Daten ausgetauscht werden, so dass Funklöcher keine Gefahr für die Aktualität der Daten darstellen. Mehr Informationen zum Smart Tachografen und unser Schulungsangebot in diesem Bereich erfahren Sie in unserem Beitrag „Der neue Smart Tacho – Was Transportunternehmen wissen müssen“
Tipp 3: Fehleranfälliges manuelles Auslesen durch automatischen Datendownload ersetzen
Die Daten zu Lenk- und Ruhezeiten müssen in bestimmten Intervallen heruntergeladen werden. Für die Fahrerkarte sind das 28 Tage, der Tachograf ist alle 90 Tage fällig. Wird ein Termin vergessen, kann das ebenfalls ein Bußgeld nach sich ziehen, auch wenn die Zeiten korrekt sind. So kostet laut Bußgeldkatalog eine 24-stündige Verspätung pro Fahrzeug bzw. Fahrer 750 Euro laut Bußgeldkatalog. Um Auslesetermine nicht zu verpassen, empfiehlt es sich, auf das Fernauslesen, den so genannten Remote Download, der Daten umzusteigen.
Damit ist nicht nur gewährleistet, dass die Gesetzesvorschriften automatisch eingehalten werden, sondern es spart auch Arbeitszeit und damit Kosten. Für den manuellen Download müssen Fahrer entweder zum Firmenstandort zurück oder eine öffentliche Auslesestation aufsuchen, die Daten auf einen Datenkey ziehen und übertragen.
Das kann je nach Entfernung von der eigentlichen Strecke und Dauer des Downloads zwischen 10 und 30 Minuten dauern. Nimmt man das Mittel von 20 Minuten und einen Fuhrpark von 20 Fahrzeugen, bedeutet das im Monat knapp 7 Stunden, die zum Auslesen aufgewendet werden müssen. Der Remote Download per GSM-Funksignal spart diese Zeit, ist ortsunabhängig und vergisst keinen Termin. Die Daten werden automatisch gesichert und für den Nachweis sicher gespeichert.
Tipp 4: Live-Daten zur Vermeidung von Verstößen nutzen
Neben dem Remote Download gibt es weitere Möglichkeiten, wie digitale Dienste das Einhalten der gesetzlichen Vorschriften unterstützen. Richtig eingesetzt, leisten Live-Daten aus dem Tachografen wertvolle Dienste für die Übersicht und helfen, drohende Verstöße rechtzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Im Gegensatz zum Remote-Download, der spätestens alle 28 Tage stattfindet, werden Live-Dispozeiten minütlich übertragen und zeigen den aktuellen Status der Lenk- und Ruhezeiten an. Während die meisten Anbieter nur mit GPS-Daten arbeiten, gleichen akkuratere Plattformen die Abfrage der Daten aus dem Tachografen lückenlos mit GPS-Daten ab.
In der Fuhrparkmanagement-Plattform TachoWeb beispielsweise sind so die Restlenkzeiten jederzeit auf dem aktuellen Stand. Besteht die Gefahr einer Lenkzeitüberschreitung, ist das sofort erkennbar und der Disponent kann eingreifen. Auch länderspezifische Gegebenheiten oder Sonderregeln wie die 12-Tage-Regelung im Busverkehr fließen automatisch in die Auswertung in Echtzeit ein.
Im Zusammenspiel mit Fahrer-Apps zur Selbstkontrolle entlastet ein solches System die Mitarbeiter in der Dispo erheblich. DAKO bietet übrigens neben der DAKO drive für Fahrer auch eine App für Disponenten, DAKO dispo, die mit übersichtlicher Darstellung der Lenk- und Ruhezeiten eine Ad-hoc-Tourenplanung unterstützt.
Reine GPS-Ortungsdaten gelten bei den Behörden übrigens nicht als ausreichender Nachweis für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Trotzdem ist es sinnvoll, die Daten aus Telematik und Tachograf zu verknüpfen. Die DAKO nutzt diese Vernetzung etwa, um in der GeoStatistik des TachoWeb die Orte zu lokalisieren, an denen die häufigsten Verstöße stattfinden. Sämtliche Überschreitungen der Lenk- und Ruhezeiten lassen sich direkt in der Karte finden, so dass Fuhrparkbetreiber analysieren können, wie Strecken am besten genutzt werden und wo Optimierungspotenziale liegen.