Wer von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren will, kommt um die Einführung von Softwaresystemen nicht herum. Die Menge der verfügbaren Daten ermöglicht es, viele Prozesse zu automatisieren und so Mehrwert für Transportunternehmen zu schaffen. So sind einige Systeme wie TachoWeb etwa in der Lage, effiziente Tourenplanung vollautomatisch vorzunehmen und auf dieser Grundlage Ankunftszeiten und Stopps zu koordinieren.
Zeitraubende Vorgänge wie manuelles Auslesen des Tachografen durch Fernauslesen mit angeschlossener Auswertung der Sozialverstöße zu ersetzen, ist mittlerweile schon Standard bei vielen Transportunternehmen. Dennoch stehen häufig noch Vorbehalte im Raum, wenn neue IT eingeführt werden soll. Wie Sie damit umgehen und welche Fehler sich bei der Softwareintegration häufen, lesen Sie in unserem Ratgeber zum Change Management.
Stolperfalle Nr. 1: Die Anforderungsanalyse vernachlässigen
Das mag sich banal anhören, wird aber gern vergessen. Unternehmen sollten sich zuerst genau überlegen, welche Probleme die Software lösen soll und ihre Anforderungen festhalten. Hier kann auch eine Prioritätenliste helfen, in der dringende Verbesserungen an erster Stelle stehen und weniger eilige weiter nach hinten rutschen. Es ist trotzdem sinnvoll, mögliche Erweiterungen mit einzukalkulieren, auch wenn diese nicht sofort umgesetzt werden sollen.
So können zukünftige Anforderungen in die Auswahl des IT-Systems einfließen, beispielsweise im Hinblick auf Erweiterbarkeit des Systems oder verfügbare Schnittstellen. DAKO bietet etwa aufeinander aufbauende Funktionspakete ihrer Transportmanagement-Plattform TachoWeb an, die verschiedene Unternehmensgrößen und Ansprüche abdecken.
Stolperfalle Nr. 2: Prozesse 1:1 digitalisieren
Klar definierte Anforderungen sind das eine. Ebenso wichtig ist es, sich die Prozesse genau anzuschauen, die digitalisiert werden sollen. Denn ein ineffizienter Prozess wird nicht zwangsläufig effizient, nur weil er mittels Software automatisiert wird. Es ist deshalb ratsam, die Prozessschritte mit den anwendenden Personen zu besprechen, um mögliche Vereinfachungen zu finden. Der Prozess muss auch in der digitalen Form für den Anwender schnell zu verstehen sein und im Idealfall die Arbeit deutlich erleichtern.
Fragen Sie bei IT-Anbietern nach, ob sie bei diesen Schritten unterstützen können. Diese haben schließlich die meiste Erfahrung damit, Prozesse zu digitalisieren. DAKO hat beispielsweise unter anderem für diesen Zweck eine Beratungsabteilung eingerichtet. Sehen Sie die Einführung neuer Software auch als Chance, festgefahrene Strukturen aufzulösen!
Stolperfalle Nr. 3: Die Bereitstellung der Daten außer Acht lassen
Ein weiteres, häufig vernachlässigtes Thema ist die Bereitstellung der Daten. Digitale Prozesse sind nur so gut wie die zugrundeliegenden Daten. Dabei kommt es etwa auf die Qualität der Daten an, also dass diese möglichst in der gleichen Form vorliegen. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Kundendaten bisher in Excel-Tabellen gespeichert haben, sollten diese unbedingt bereinigt werden, bevor ein Import in Transportmanagement-Software wie TachoWeb stattfindet. Achten Sie also darauf, einheitliche und valide Datensätze zu verwenden.
Auch der Weg der Datenübertragung sollte berücksichtigt werden. Ist zusätzliche Hardware notwendig, um beispielsweise Tachografendaten fernauslesen zu können? Welche Fahrzeuge benötigen diese Hardware, wo werden die Daten gespeichert? Erkundigen Sie sich bei dem ausgewählten Softwareanbieter, ob ein eigenes Rechenzentrum mit entsprechenden Sicherheitsstandards vorhanden ist. So können Sie darauf vertrauen, dass Ihre Daten sicher sind.
Stolperfalle Nr. 4: Mitarbeiter erst am Ende in den Prozess einbinden
Es liegt in der Natur des Menschen, ungewohnten Situationen mit Skepsis oder gar Ablehnung zu begegnen. Damit Ihnen das bei der Einführung neuer Software mit Ihrem Team nicht passiert, sollten Sie alle Beteiligten transparent über die Vorgänge informieren und in den Prozess einbinden. Viele befürchten, dass sie mit neuer Software länger brauchen als bisher, um ihre Aufgaben zu erledigen, und vertrauen auf ihre althergebrachte Methode.
Schulungen und Trainings helfen hier, Vertrauen aufzubauen und die Vorteile neuer Systeme deutlich zu machen. Sie können zum Beispiel eine Task Force bilden, also ein Team aus Mitarbeitern, die sich schnell in die neuen Prozesse einarbeiten können und dann andere Abteilungen oder Standorte bei der Integration unterstützen.
Stolperfalle Nr. 5: Auf Dienstleister ohne Beratungsangebot setzen
Besonders, wenn Sie am Anfang des Digitalisierungsprozesses stehen, sollten Sie nicht auf Beratung verzichten. Bei guten Softwareanbietern zählt das zur Dienstleistung automatisch dazu. Das betrifft auch die Begleitung durch den gesamten Prozess der Umstellung auf ein neues System. Dabei können Sie von den Erfahrungen des Anbieters aus anderen Projekten profitieren und viele Klippen umschiffen.
Ebenso wichtig ist ein zuverlässiger Support durch den Dienstleister, denn auch bei der besten Software treten Fragen bei den Anwendern auf. DAKO deckt dies beispielsweise über einen hauseigenen Support ab, der direkt an die Entwicklung des Produkts angeschlossen ist und so bestmögliche Unterstützung leisten kann.
Fazit: Ein neues Softwaresystem sauber zu implementieren, braucht Zeit. Diese Zeit ist jedoch gut investiert, denn gute digitale Prozesse beschleunigen die Arbeit Ihrer Mitarbeiter und sorgen für mehr Effizienz. Wenn Sie die Phase der Softwareintegration richtig nutzen, sparen Sie später umso mehr Zeit und vor allem auch Kosten.