Die digitale Fahrerbelehrung
Erfahren Sie, wie Sie in DAKO Fleet einfach und durchgängig digital Ihre Fahrer belehren können – rechtssicher, unkompliziert und ohne Medienbruch
Erleichterung im Arbeitsalltag und rechtssichere Dokumentation
Einfach papierlos: Die digitale Fahrerbelehrung in DAKO Fleet
Unser neues Feature in DAKO Fleet vereinfacht die Belehrung von Fahrern bei begangenen Sozialverstößen erheblich. Die nun in der Beta-Version vorliegende digitale Fahrerbelehrung wurde im Forschungsprojekt „KI-Basis“ (gefördert durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung und den Freistaat Thüringen) entwickelt.
Die digitale Alternative zur Papierbelehrung wickelt die zu erledigende Aufgabe mit wenigen Klicks ab und dokumentiert deren Erledigung rechtssicher und dauerhaft. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie das Feature funktioniert und welche Optionen Sie haben, die Fahrerbelehrung durchzuführen.
Profitieren Sie von Vorteilen digitaler Werkzeuge
Vergleich klassisch-analoge und digitale Fahrerbelehrung
Analog | Digital |
|---|---|
Inhaltliche Vorbereitung / handschriftliche Notizen und Abtippen der Verstoßbeschreibung (inkl. Recherche entsprechender Gesetzesgrundlagen und eventueller Bußgelder) | Verstöße werden automatisch für den gewünschten Zeitraum in der Webplattform ins digitale Formular übernommen. Informationen zu gesetzlichen Grundlagen jedes Verstoßes direkt verfügbar. |
Ausdruck des Verstoßformulars | Übersichtliche, digitale Darstellung für einfache Handhabung (keine physischen Büromaterialien notwendig) |
Fertiges Formular muss über Postfach oder persönliche Übergabe (meist mit zusätzlicher, mündlicher Belehrung) an den Fahrer übergeben werden | Direkter Versand per E-Mail an den Fahrer; Kein Ausdruck, keine zusätzliche Belehrung, keine zusätzliche Fahrt in die Zentrale und keine Büromaterialien notwendig |
Unterschrift durch Fahrer, eventuelle Einsprüche dokumentieren | Kenntnisnahme und Unterschrift werden vollständig digital dokumentiert. |
Einscannen / Kopieren und Abheften des unterschriebenen, ggf. kommentierten Belehrungsformulars sowie aller Tachografenausdrucke mit handschriftlichen Verstoßerklärungen in physischem Ordner (Aufbewahrungspflicht) | Digital unterschriebenes Dokument wird automatisch in der Digitalen Fahrerakte in der Webplattform abgelegt und sicher gespeichert. Physische Aufbewahrung entfällt (keine Büromaterialien und Lagerplatz nötig); Verstoßgründe detailliert in DAKO Fleet nachweisbar. |
So funktioniert's
Fahrer belehren – digital kompakt
Hier erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie in DAKO Fleet Ihre Fahrer zu Sozialverstößen belehren können.
Start
Navigation: Mitarbeiter › Sozialverstöße › Verstoßübersicht
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Wählen Sie in der linken Spalte den entsprechenden Fahrer aus, den Sie belehren möchten. (Bild 1)
Es öffnet sich ein Menü, bei dem Sie zwischen „Details anzeigen“, „PDF-Export“ und „CSV-Export“ wählen können. Für die digitale Fahrerbelehrung klicken Sie bitte auf Details anzeigen. (Bild 2)
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In der Detailansicht können Sie nach Verstoßart und/oder nach Bearbeitungsstatus des Verstoßes filtern. (Bild 1)
Bereits belehrte Verstöße sowie Verstöße in Arbeit sind in der Detailansicht aller Verstöße des Fahrers orange hinterlegt.
Wählen Sie in der linken Spalte den Verstoß / die Verstöße aus, den / die Sie belehren möchten. (Bild 2)
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Im folgenden Menü können Sie entweder die neue digitale Fahrerbelehrung beginnen (Starte Beta-Belehrung) oder sich für den bekannten, klassischen Weg der Fahrerbelehrung per Export entscheiden (Exportieren). (Bild 1)
Hier lässt sich die Fahrerbelehrung wie gewohnt als PDF herunterladen, ausdrucken und mit Ihrem Fahrer bearbeiten und unterschreiben. (Bild 2)
Bearbeitung als Unternehmer
Nach dem Klick auf Starte Beta-Belehrung öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Belehrung bearbeiten, an den Fahrer senden und unterschreiben können. Klicken Sie auf Bearbeiten.
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Über die Buttons oben rechts erhalten Sie weitere Informationen zum Verstoß:
1. Button: Bearbeitungsfenster (Bild 1)
2. Button: aufgeschlüsselte Zeiten (Bild 2)
3. Button: potenzielle Bußgelder, Verstoßbeschreibung und mögliche Konsequenzen (Bild 3)
Für Ihre Stellungnahme stehen Ihnen vorgefertigte Textbausteine zur Verfügung. Ebenso können Sie Freitext eingeben oder die Textbausteine nach dem Hinzufügen bearbeiten. (Bild 1)
In der Übersicht ist nun das Wort „Unternehmen“ grün eingefärbt, d.h. die Stellungnahme des Unternehmens ist bearbeitet. (Bild 2)
Um die Belehrung von Ihrem Fahrer bearbeiten zu lassen, gibt es verschiedene Optionen.
Optionen für Stellungnahme des Fahrers
Option 1: Gemeinsam am Platz ausfüllen
Ist Ihr Fahrer vor Ort, können Sie direkt dessen Stellungsnahme an Ihrem PC einholen. Klicken Sie dazu erneut auf den Button Bearbeiten.
Auch für den Fahrer stehen vorgefertigte Textbausteine zur Verfügung. Diese sind jeweils auf die Verstoßart abgestimmt. Lassen Sie nun Ihren Fahrer seine Begründung abgeben.
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In der Übersicht sind nun sowohl „Fahrer“ als auch „Unternehmen“ grün eingefärbt. Nun müssen nur noch beide Unterschreiben. Nach Abschluss der Belehrung finden Sie diese als PDF in der digitalen Akte in den Stammdaten Ihres Fahrers.
Option 2: Versand an den Fahrer per E-Mail und online ausfüllen
Als 2. Möglichkeit können Sie die Aufforderung zur Stellungnahme auch per E-Mail an den Fahrer senden. Klicken Sie dafür in der Übersicht auf An Fahrer senden.
Geben Sie Ihren Namen und die E-Mail-Adresse Ihres Fahrers ein. Wenn die E-Mail-Adresse des Fahrers in den Stammdaten gepflegt ist, wird diese hier automatisch übernommen. Hier können Sie auch wählen, in welcher Sprache die Belehrung versendet werden soll. Klicken Sie auf An Fahrer senden.
Ihr Fahrer erhält nun eine E-Mail mit einem Link zum Online-Ausfüllen der Belehrung. Im Tab Belehrung können Sie jederzeit den Status nicht abgeschlossener Belehrungen einsehen.
Navigation: Mitarbeiter › Sozialverstöße › Tab Belehrung
Klickt Ihr Fahrer auf den Link aus der E-Mail, muss er sich zunächst als Sicherheitsmaßnahme authentifizieren. Dafür benötigt er Ziffer 7-12 seiner Fahrerkarte.
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Auf der folgenden Seite erhält er eine Übersicht zu dem Verstoß / den Verstößen, um den / die es geht. Mit Klick auf Belehrung starten beginnt der Prozess. (Bild 1)
Auch die Details wie Beschreibung und genaue Timeline zum Verstoß / zu den Verstößen sieht der Fahrer im Onlinetool. Mit Klick auf den Button kann er seine Stellungnahme abgeben. (Bild 2)
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Auch hier stehen vorgefertigte Textbausteine je nach Verstoßart zur Verfügung, die nach dem Einfügen natürlich auch bearbeitet werden können. Der Fahrer sieht hier auch die Stellungnahme des Unternehmens. (Bild 1)
Die Unterschrift (Klick auf Unterschreiben) lässt sich einfach digital per Maus oder am Touchscreen des Handys tätigen. (Bild 2)
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Im Tab Belehrung (Navigation: Mitarbeiter › Sozialverstöße › Tab Belehrung) ist der Status des Verstoßes nun auf „In Überprüfung“. (Bild 1) Ein Klick auf den Stift öffnet die Fahrerbelehrung, in der Sie auch an der Grünfärbung sehen, dass der Fahrer seinen Teil abgeschlossen hat. Klicken Sie nun auf Unterschreiben. (Bild 2)
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Im Übersichtsfenster können Sie die Stellungsnahme des Fahrers einsehen (Bild 1) und Unterschreiben, wenn alles in Ordnung ist. (Bild 2)
Die Fahrerbelehrung wird nun als PDF in der digitalen Akte des Mitarbeiters gespeichert.
Abschluss
Die abgeschlossenen Fahrerbelehrungen finden Sie jeweils in der digitalen Akte des entsprechenden Fahrers
Navigation: Mitarbeiter › Verwaltung › Klick auf Stift neben Namen des Fahrers › Tab Dokumente
Das PDF können Sie dort bearbeiten (Metadaten wie Bezeichnung etc.), herunterladen oder löschen, so wie jedes andere Dokument in der digitalen Akte auch.
Sie haben übrigens auch die Möglichkeit, die Fahrerbelehrung auszudrucken und nach dem klassischen Weg vorzugehen, wenn Sie die Beta-Belehrung bereits begonnen haben. Klicken Sie dazu in der Übersicht auf Drucken.
In der darauffolgenden Ansicht können Sie die entsprechenden Details auswählen und die Belehrung dann drucken bzw. als PDF herunterladen, um Sie Ihrem Fahrer auf Papier zur Unterschrift vorzulegen.
Bitte beachten: Diese Fahrerbelehrung wird dann allerdings nicht automatisch in der digitalen Akte gespeichert!
Schulung
Wir bieten Ihnen kostenlose Online-Schulungstermine zum neuen Feature in DAKO Fleet an. Um teilzunehmen, wählen Sie bitte einen Termin aus und melden Sie sich unkompliziert an.
In unserer Online-Schulung geben unsere Experten einen Überblick zur Funktionsweise der digitalen Fahrerbelehrung in DAKO Fleet.
Hinweis: Die Schulungsinhalte werden als vorab aufgenommenes Video gezeigt, aus technischen Gründen. Für die Fragerunde steht Ihnen unser Experte natürlich live zur Verfügung.
Überblick
Art: Schulungsvideo mit Live-Fragerunde
Dauer: ca. 1 Stunde (inkl. Fragerunde)
Teilnahme: kostenlos
Art: Online-Schulung über GoToMeeting (Webplattform für Webinare & Videokonferenzen)
Termine:
❯ 04. Juli 2025, 09.00 Uhr
❯ 07. Juli 2025, 14.00 Uhr
❯ 16. Juli 2025, 09.00 Uhr
Anmeldung zur Schulung „Digitale Fahrerbelehrung“
Video zur Schulung
Sie haben zu den Schulungsterminen keine Zeit? Schauen Sie sich das Video einfach individuell an!
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❯ Grundschulung DAKO Fleet
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Ja. Es existiert keine Formvorschrift für diese Art der Belehrung – im Gegensatz bspw. zur Arbeitsschutzbelehrung, welche persönlich/körperlich durchzuführen ist und dies durch die Unterschrift des Belehrten nachgewiesen werden muss.
Zunächst ist das neue Feature auf Deutsch und Englisch verfügbar. Zukünftig soll die digitale Fahrerbelehrung auch in den weiteren Sprachen verfügbar sein, in denen DAKO Fleet genutzt werden kann.
Die Speicherdauer ist unbegrenzt und nicht an individuelle Archivierungsfristen gebunden.
Nein. Die Fahrerbelehrungen werden unabhängig vom jeweils verfügbaren Speicherplatz archiviert.
Ja, Sie haben auch die Möglichkeit, die Fahrerbelehrung auszudrucken und nach dem klassischen Weg vorzugehen, wenn Sie die Beta-Belehrung bereits begonnen haben.
Bitte beachten: Diese Fahrerbelehrung wird dann allerdings nicht automatisch in der digitalen Akte gespeichert!
Klicken Sie dazu in der Übersicht auf Drucken.
In der darauffolgenden Ansicht können Sie die entsprechenden Details auswählen und die Belehrung dann drucken bzw. als PDF herunterladen, um Sie Ihrem Fahrer auf Papier zur Unterschrift vorzulegen.
Kontakt & Beratung
Team Kundenbetreuung
Haben Sie weitere Fragen zur digitalen Fahrerbelehrung? Wir sind gern für Sie da!
Tel. +49 3641 22778 590